Uno de los elementos centrales en la implantación de la administración electrónica o utilizando la terminología de la propia ley, para el acceso de los ciudadanos a los servicios públicos (locales) es el registro electrónico, por el que acceden los escritos y solicitudes dirigidas a la entidad local, en este caso sin necesidad de personación física en la oficina correspondiente (cualesquiera de las previstas en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992).
Cada Administración Pública debe crear su registro electrónico (o varios de ellos) que recibirá solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a dicha Administración o dirigidos a otras Administraciones si se suscribe el correspondiente convenio de colaboración.
La creación del registro electrónico está supeditada a la previa o simultánea creación de la sede electrónica, cuyos principios o requisitos son predicables del mismo. Además, debe acordarse mediante disposición general (Ordenanza municipal) que ha de publicarse en el Diario Oficial correspondiente y en la sede electrónica.
El contenido de esta Ordenanza debe incluir la relación de solicitudes, escritos y comunicaciones que puedan presentarse electrónicamente, debiendo estar esta relación permanentemente actualizada. Esta necesidad de actualización permanente casa mal con la larga tramitación de una Ordenanza municipal por lo que habrá de rebajarse el rango de dicha relación, facultándose para su actualización a la Alcaldía (la relación que se aneje a la ordenanza tendrá un carácter testimonial, será la relación inicial), que deberá publicarla en los mismos medios antes citados.
Cada Administración Pública debe crear su registro electrónico (o varios de ellos) que recibirá solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a dicha Administración o dirigidos a otras Administraciones si se suscribe el correspondiente convenio de colaboración.
La creación del registro electrónico está supeditada a la previa o simultánea creación de la sede electrónica, cuyos principios o requisitos son predicables del mismo. Además, debe acordarse mediante disposición general (Ordenanza municipal) que ha de publicarse en el Diario Oficial correspondiente y en la sede electrónica.
El contenido de esta Ordenanza debe incluir la relación de solicitudes, escritos y comunicaciones que puedan presentarse electrónicamente, debiendo estar esta relación permanentemente actualizada. Esta necesidad de actualización permanente casa mal con la larga tramitación de una Ordenanza municipal por lo que habrá de rebajarse el rango de dicha relación, facultándose para su actualización a la Alcaldía (la relación que se aneje a la ordenanza tendrá un carácter testimonial, será la relación inicial), que deberá publicarla en los mismos medios antes citados.
Respecto al contenido de tal relación, el artículo 24.2 de la LAE establece que los registros electrónicos podrán admitir, bien cualquier solicitud, escrito o comunicación dirigido a la administración titular del registro (apartado b), bien únicamente documentos electrónicos normalizados de procedimientos o trámites previamente especificados (apartado a). Esta opción conferida por este apartado 2 del artículo 24 LAE, entre la creación de un registro con admisión general o con admisión restringida ha de entenderse que no es tal para los registros centrales o únicos de las Administraciones Públicas, por cuanto el apartado 3 del mismo precepto establece que “en cada Administración Pública existirá, al menos, un sistema de registros electrónicos suficiente para recibir todo tipo de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a dicha Administración Pública”, por lo que una regulación distinta contraría la LAE. Dicha opción otorgada por la Ley se referiría a la generalidad de los registros electrónicos, pero no para una Administración considerada en su conjunto, que debe disponer al menos de un sistema apto para todas las solicitudes y escritos dirigidos a la misma. Dicho de otro modo, cada Ministerio o Conselleria no debería tener un registro electrónico capaz de recibir todo tipo de escritos o solicitudes, pero sí la Administración del Estado o la Generalitat.
Así, en el ámbito municipal, una Gerencia de Urbanismo o un Organismo Autónomo Local pueden disponer de un registro electrónico con una relación limitada de trámites admitidos, pero el Ayuntamiento de que depende debe disponer de un registro electrónico que pueda recibir todo tipo de solicitudes dirigidos a la entidad local (y sus organismos dependientes). Además, mediante convenios de colaboración, puede permitirse la presentación de escritos de la competencia de otra Administración, de manera análoga al sistema tradicional de “ventanilla única” (hoy red de oficinas de atención al ciudadano).
En cualquier caso, junto a las solicitudes, escritos o comunicaciones se podrán presentar otros documentos con tal que cumplan “los estándares de formato y requisitos de seguridad que se determinen en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad” (artículo 25.4 LAE).
Por otro lado, no precisa la ley qué ocurre si se presentan escritos o documentos no admisibles, debiendo significarse en la disposición de creación del registro. Así la ORDEN APU/513/2007, de 1 de marzo, por la que se modifica la Orden APU/203/2004, de 29 de enero, por la que se crea un Registro Telemático en el Ministerio de Administraciones Públicas para la presentación de escritos y solicitudes y se establecen los criterios generales de tramitación telemática de determinados procedimientos, prevé lo siguiente: “Cualquier solicitud, escrito y comunicación que el interesado presente ante el Registro telemático del Ministerio de Administraciones Públicas no relacionado con los procedimientos y actuaciones a que se refiere el apartado Primero de la presente Orden, no producirá ningún efecto, y se tendrá por no presentada, comunicándose al interesado tal circunstancia, indicándole los registros y lugares que para su presentación habilita el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.”
Así, en el ámbito municipal, una Gerencia de Urbanismo o un Organismo Autónomo Local pueden disponer de un registro electrónico con una relación limitada de trámites admitidos, pero el Ayuntamiento de que depende debe disponer de un registro electrónico que pueda recibir todo tipo de solicitudes dirigidos a la entidad local (y sus organismos dependientes). Además, mediante convenios de colaboración, puede permitirse la presentación de escritos de la competencia de otra Administración, de manera análoga al sistema tradicional de “ventanilla única” (hoy red de oficinas de atención al ciudadano).
En cualquier caso, junto a las solicitudes, escritos o comunicaciones se podrán presentar otros documentos con tal que cumplan “los estándares de formato y requisitos de seguridad que se determinen en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad” (artículo 25.4 LAE).
Por otro lado, no precisa la ley qué ocurre si se presentan escritos o documentos no admisibles, debiendo significarse en la disposición de creación del registro. Así la ORDEN APU/513/2007, de 1 de marzo, por la que se modifica la Orden APU/203/2004, de 29 de enero, por la que se crea un Registro Telemático en el Ministerio de Administraciones Públicas para la presentación de escritos y solicitudes y se establecen los criterios generales de tramitación telemática de determinados procedimientos, prevé lo siguiente: “Cualquier solicitud, escrito y comunicación que el interesado presente ante el Registro telemático del Ministerio de Administraciones Públicas no relacionado con los procedimientos y actuaciones a que se refiere el apartado Primero de la presente Orden, no producirá ningún efecto, y se tendrá por no presentada, comunicándose al interesado tal circunstancia, indicándole los registros y lugares que para su presentación habilita el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.”
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